Bar es una base de datos para restaurantes y/ó para negocios de comidas a domicilio. Posee todas las herramientas necesarias para llevar su negocio, aún sin ninguna experiencia previa. Maneja, compras, ventas, inventario, ganancias, estadísticas, gráficos, recetas de comida, mesas, camareros y todo lo necesario para estar constantemente actualizado en las operaciones de su negocio.

GENERALES

Las mismas no serán necesarias para los usuarios cotidianos de bases de datos Access, pero sí para aquellos que por primera vez utilicen una de ellas.

Formulario es una ventana en la cual se pueden ingresar datos para almacenarlos.

Campos es toda cuadrícula por lo general rectangular donde se escriben los datos.

Informe son las combinaciones y cálculos que se desprenden de los datos ingresados en un formulario.

Los formularios están basados en tablas que es el lugar donde se almacenan los datos y se encuentran ocultas para el usuario. Los datos que se ingresan en los campos de un formulario se llaman registros y puede haber un sinnúmero de ellos, dependiendo de la capacidad de almacenamiento de la PC donde esté instalada la base de datos.

Selector de registro: éste se encuentra al pié de cada formulario en la esquina izquierda.

Apretando el botón derecho del ratón en cualquier parte de un formulario o informe se tendrá un menú de herramientas muy útiles para el usuario, como "imprimir", "copiar", "guardar", "cerrar", etc.

Con estos conocimientos básicos usted ya puede empezar a trabajar en la base de datos, si desea acrecentar sus conocimientos puede, en principio, puede hacerlo a través del ayudante de Office o en el sitio de Internet de Microsoft Office.

IMPORTANTE: Cumplimos en poner en su conocimiento que si usted reinstala esta base de datos perderá todos los datos que haya ingresado, de lo cual no nos hacemos responsables. Si usted tiene algún problema y necesita reinstalar, contáctenos.

A continuación se dará una breve explicación del funcionamiento de la base de datos:

VENTANA DE INICIO

Ésta es la ventana de inicio desde la cual tendrá acceso a todos los objetos de la base de datos.

PROVEEDORES Y CLIENTES

Para empezar a utilizar la base de datos deberá ingresar los datos de los proveedores con quienes va a hacer sus compras. Su uso es básico y sólo podríamos destacar el uso de "Ver Proveedores" o "Seleccionar Cliente", que sirven para hacer una búsqueda rápida de los mismos sólo haciendo clic en y luego seleccionando el proveedor o cliente que queramos ver volviendo a hacer clic nos llevará al registro deseado.

INGREDIENTES

Una vez que hayamos ingresado al menos un proveedor, accederemos desde la ventana de inicio a "Comidas" y ahí haremos clic en accediendo a la ventana arriba indicada. Aquí iremos ingresando los ingredientes que vayamos a usar en las comidas a crear. Vale destacar que el campo "Precio Unitario" es el precio al que pensamos vender a nuestros clientes, demás está decir que normalmente deberá ser mayor al precio de compra. Este precio nos dará un valor sugerido al precio de la comida creada, lo que veremos más adelante. Esta ventana nos mantendrá constantemente informados acerca del costo promedio del ingrediente, el último precio al que lo compramos, el stock que tenemos de él y su valor. Cabe destacar también que las unidades de medida deberán ser respetadas a la hora de crear una comida. Ejemplo si en el ingrediente "Muzarella" pusimos kilogramos y una receta lleva 1/2 Kg. a la hora de ingresarlo deberemos poner 0.5. "Ver Ingredientes" funciona de la misma forma que "Ver Proveedores" explicado arriba.

COMPRAS

Una vez ingresados los ingredientes y él o los Proveedores ya podemos realizar nuestra primera compra o para ser más explícito asentar ésta. Desplegando la lista en "Comprar A:" haremos clic en el proveedor al cual le compramos más abajo en ingredientes iremos ingresando los mismos colocando la cantidad comprada y el precio al que lo compramos, el precio debe ser unitario, ejemplo: si compramos 10 Kg. de jamón a un total de $10.00 el precio unitario será de $1.00 . Si deseamos hacer otra compra con hacer clic en el formulario quedará en blanco y guardará la compra anterior automáticamente. Es buena práctica asentar en la factura del proveedor el número de compra que nos muestra la base de datos ya que éstas se generan automáticamente. Si deseamos borrar una compra, primero debemos borrar los ingredientes seleccionándolos desde la flechita negra en el margen izquierdo y luego presionar la tecla "Borrar" de nuestro teclado.

COMIDAS

En este punto ya tenemos proveedores, ingredientes y hemos hecho una compra de los mismos por lo que también tenemos un stock o inventario, entonces ya podemos comenzar a crear nuestro menú de comidas a vender. Lo primero que debemos hacer para crear una comida es hacer clic en esto habilitará el formulario para el ingreso de datos. Le daremos un nombre a la comida a crear, luego ingresaremos una categoría de comida desplegando la lista existente o introduciendo una nueva haciendo doble clic sobre este campo, podemos ingresar instrucciones de cómo preparar la comida e indicar alguna nota que fuera necesaria, una vez completado estos datos desplegamos la lista de los ingredientes y vamos incluyéndolos colocando la cantidad necesaria para una porción de la comida que estamos creando. La cantidad a ingresar nunca podrá ser mayor al stock del ingrediente y éstos sólo estarán en la lista siempre que tengan stock, lo que significa que por lo menos los hayamos comprado una vez. Terminado el ingreso de ingredientes, vamos a tener tres valores, el "Costo Comida" que será el resultado de la cantidad ingresada por el costo promedio del ingrediente, el "Precio Sugerido" que será el resultado de la cantidad de ingredientes por el precio unitario indicado en la ventana de "Ingredientes" y por último el "Precio Venta" que introduciremos nosotros y será el precio al que venderemos cada porción de la comida creada. Los acompañamientos de platos principales conviene crearlos a parte ya que de esta forma podremos utilizarlos con diferentes comidas, por ejemplo: papas fritas.

Cabe destacar que los proveedores, los clientes, las comidas y los ingredientes tendremos que ingresarlos una única vez al comenzar a utilizar la base de datos, luego podremos ingresar nuevos o editar los ya ingresados.

MESAS

Aquí apuntaremos los números de mesa, su ubicación y la cantidad de comensales. Vale destacar que junto con la base de datos viene ingresada la mesa nro 0, la cual no debe borrar ni renombrar, ya que la misma será usada para los pedidos de comidas para llevar. Ver "Pedidos".

CAMAREROS

En este formulario ingresaremos los datos de nuestros empleados o camareros; si colocamos una foto ésta se verá en pedidos.

PEDIDOS

Una vez completado los pasos anteriores ya estamos en condiciones de recibir nuestro primer "Pedido". Ingresaremos a la ventana indicada arriba haciendo clic en "Pedidos" desde la ventana de inicio. Una vez en el formulario, veremos que tenemos dos opciones: "Para llevar" y "Mesa", el formulario se inicia como predeterminado en "Mesa", lo que nos permitirá conformar los pedidos de comidas que son consumidas en el local. Éste no presenta ninguna dificultad y sólo tendremos que rellenar los cuadros del mismo. Ver figura de abajo.

En indicaciones podremos ingresar alguna recomendación para el cocinero acerca de las comidas pedidas.

Las fotos de los camareros y de las comidas se verán sólo en el caso en que hayan sido ingresadas en sus respectivos formularios.

Si hacemos clic en la opción "Para llevar" el formulario cambia como lo vemos en la figura de abajo, de esta forma podremos facturar a un cliente que ha pedido una comida para llevar.

Si escribimos un nombre de cliente que no está en la lista "Pedidos" nos preguntará si deseamos crearlo, en el caso que hagamos clic en "Sí" se abrirá la una ventana donde podremos ingresar los datos más importantes del nuevo cliente. Ver imagen de abajo.

Para imprimir el pedido hacemos clic en "Imprimir", se abrirá la ventana de abajo, seleccionamos el pedido a imprimir y podemos verlo antes de imprimirlo haciendo clic en "Ver Pedido" o imprimirlo directamente haciendo clic en "Imprimir". Haciendo clic en "Cancelar" o en la cruz roja volveremos a la ventana de "Pedidos".

INFORMES

Desde esta ventana podremos acceder a los diferentes informes, estadísticas y gráficos para su impresión o tan sólo como control de nuestro negocio. A medida que vayamos ingresando datos en la base de datos será más útil su uso. Podremos saber cual fué la ganancia del día, del mes, del año, etc., tendremos un control exacto y constante del inventario, qué comidas se consumieron más a lo largo del día, de la semana, del mes, etc., todo esto dependerá cómo apliquemos los filtros en los informes que nos presentan éstos. Ponemos en su conocimiento que si desea un informe personalizado o específico para sus operaciones puede contactarnos en las direcciones indicadas en "Consultas".

GASTOS

Este formulario nos servirá para introducir los gastos y entradas que tengamos. Haciendo clicc en la fecha se abrirá un calendario donde podremos seleccionar el día que deseemos. La descripción del gasto es obligatoria y debemos tener en cuenta que irán haciendo la lista de los rubros de nuestros gastos por lo que habrá que escribirlos correctamente de acuerdo a lo siguiente: ej: si en descripción pongo Alquiler y otro día pongo Renta estaré formando 2 rubros diferentes que a la hora de los informes las cuentas estarán separadas.

BANCO

Funciona de forma parecida a "Gastos" y nos llevará la o las cuenta del banco.

INFORMACIÓN DE LA COMPAÑÍA

Desde aquí podrá ingresar la información de su negocio o compañía como su logo, dirección, teléfono, nombre del negocio, etc.

ÍCONOS

Minimiza la base de datos en el área de notificación de Windows.

Despliega la lista de dónde podremos seleccionar un valor.

Abre el programa predeterminado de correo electrónico con la dirección de email especificada.

Papelera: elimina el registro.

Cierra el formulario o ventana.

Esta ayuda

Sale de la base de datos.

REGISTRACIÓN

Haciendo clic en "Registración" podrá acceder a la ventana de abajo desde donde podrá registrar la base de datos.

Para registrar esta base de datos es necesario enviar por Email o telefónicamente los datos que aparecerán al abrir este formulario: Nombre de equipo y Programa Nro. A vuelta de correo tendrá su Registro el cual introducirá donde dice "Registro" y haciendo clic en "Registrar" su copia de Recetas estará habilitada por tiempo ilimitado.

 

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