Escuela, está diseñada para las tareas básicas de una escuela. Maneja: Calificaciones, Asistencias, Alumnos, Profesores, Preceptores, Divisiones, Asignaturas, Promedios, Promoción, entre otras. Aquéllos que estén interesados pueden solicitar la personalización de la misma o agregar elementos para su mejor desempeño o conveniencia.

GENERALES

Las mismas no serán necesarias para los usuarios cotidianos de bases de datos Access, pero sí para aquellos que por primera vez utilicen una de ellas.

Formulario es una ventana en la cual se pueden ingresar datos para almacenarlos.

Campos es toda cuadrícula por lo general rectangular donde se escriben los datos.

Informe son las combinaciones y cálculos que se desprenden de los datos ingresados en un formulario.

Los formularios están basados en tablas que es el lugar donde se almacenan los datos y se encuentran ocultas para el usuario. Los datos que se ingresan en los campos de un formulario se llaman registros y puede haber un sinnúmero de ellos, dependiendo de la capacidad de almacenamiento de la PC donde esté instalada la base de datos.

Selector de registro: éste se encuentra al pié de cada formulario en la esquina izquierda.

Apretando el botón derecho del ratón en cualquier parte de un formulario o informe se tendrá un menú de herramientas muy útiles para el usuario, como "imprimir", "copiar", "guardar", "cerrar", etc.

Con estos conocimientos básicos usted ya puede empezar a trabajar en la base de datos, si desea acrecentar sus conocimientos puede, en principio, puede hacerlo a través del ayudante de Office, en el sitio de Internet de Microsoft Office.ó en el Foro Access: http://www.mvp-access.com/foro/

IMPORTANTE: Cumplimos en poner en su conocimiento que si usted reinstala esta base de datos y sobreescribe la anterior perderá todos los datos que haya ingresado, de lo cual no nos hacemos responsables. Si usted tiene algún problema y necesita reinstalar y no sabe como hacerlo no dude, contáctenos.

A continuación se dará una breve explicación del funcionamiento de la base de datos:

INICIO

Ésta es la ventana de inicio desde la cual tendrá acceso a todos los objetos de la base de datos. Sólo destacaré, que haciendo clic sobre el reloj éste se mostrará en forma digital.

ALUMNOS

Aquí ingresaremos los datos de nuestros alumnos y es donde le asignaremos una división, lo que hará que pase a formar parte de la lista de esa división. Si el alumno tiene email, al ingresar el mismo se mostrará el botón "Email", de lo contrario estará invisible. El botón lo utilizaremos en el caso de que dispongamos de una cámara conectada a nustra PC, al pulsar este botón en el registro de algún alumno se abrirá la siguiente ventana:

Presionaremos el botón "Capturar" y luego "Guardar Imagen" y la foto se insertará automáticamente en el registro del alumno, como se muestra en la ventana siguiente:

Con el botón podremos acceder directamente a nuestros archivos y seleccionar la foto en cuestión, la cual también, se insertará automáticamente en el registro del alumno.

Para editar o agregar un alumno tendremos que presionar el botón

Para desplazarnos entre los registros podremos usar el buscador, que abajo se muestra, haciendo clic en la flechita, lo que mostrará la lista completa de alumnos y seleccionando uno nos llevará automáticamente a éste, para su vista o edición.

La casilla de verificación "Baja", pondrá al alumno fuera de la lista y ésta sólo se marcará cuando ingresemos la fecha de baja, el efecto lo podremos observar en el formulario "Preceptores".

En todos los formulario que haya un campo donde ingresar una fecha, al hacer clic en el mismo, se nos presentará un calendario desde el cual podremos seleccionar la fecha de nuestro interés, la cual se insertará en el campo en cuestión.

PROFESORES

Este formulario funciona exactamente que el de "Alumnos".

PRECEPTORES

Funciona exactamente igual que el formulario "Alumnos".

ASIGNATURAS-DIVISIONES

Estos dos formularios son sencillos y es donde ingresaremos tanto las Asignaturas como las Divisiones, éstas últimas irán haciendo la lista que aparece en "Alumnos" y otros formularios de la base de datos.

CURSOS

Antes de ingresar en este formulario, es necesario que ya hayamos insertados datos en Asignaturas, Alumnos, Profesores, Preceptores y Divisiones. Aquí haciendo clic en podremos ir conformando los cursos a nuestra conveniencia. Lo único que debemos insertar es el nombre del curso y el formulario nos irá llevando por los distintos campos para que hagamos nuestra selección. Las listas de alumnos se generan automáticamente por División. Para mejor comprensión ver el ejemplo insertado en la base de datos.

LISTAS DE ASISTENCIASS

Todos los días haremos una lista de Asistencia, donde sólo marcaremos los alumnos ausente. Para confeccionarla sólo debemos entrar una división. Ver ejemplo. Si la lista ya fué confeccionada nos avisará de ello.

CALIFICACIONES

El formulario en sí, trabaja con la misma técnica de las listas de asistencia, sólo que aquí sólo haremos una lista en los días que califiquemos a los alumnos. Ver ejemplo.

INFORMES

Desde este formulario podremos acceder a los distintos informes y estadísticas que nos ofrece la base de datos. Para salir de los informes use la tecla escape (Esc).

INFORMACIÓN DE LA ESCUELA

Como el nombre lo dice, aquí ingresaremos los datos de la escuela, es importante que lo hagamos pues algunos de ellos aparecerán más tarde en los informes, como por ejemplo el logo.

OPCIONES

Este formulario nos permitirá diferentes acciones. Debido a que desde aquí se pueden modificar datos importantes, se accederá al mismo a través de una contraseña que como predeterminada es "delucchimdb" (sin las comillas), al hacer clic en el botón Opciones del formulario de Inicio, nos mostrará la ventana donde tendremos que insertar la contraseña:

aquí ingresaremos la contraseña "delucchimdb", mientras no cambiemos la misma y pulsaremos la tecla entrar, si la contraseña insertada es correcta podremos acceder al formulario Opciones, de lo contrario nos mostrará la siguiente ventana:

que haciendo clic en la misma nos llevará al formulario de Inicio nuevamente.

Cierre Año Lectivo: al hacer clic en este botón se realizará una copia de la base de datos, la cual se guardará en el disco duro en el subdirectorio Históricos con el nombre de la base de datos seguido por la fecha en que se realice, además nos pondrá un enlace a esta copia. El botoncito sólo sirve para borrar este enlace, nunca borrará la copia histórica.

Promover Alumnos: al hacer clic se mostrará la siguiente ventana:

Este es el formulario donde debemos prestar más atención, el mismo está en orden descendente, es decir desde 5to año hacia abajo. En el caso que nos muestra la ventana de arriba, hemos insertado en División 2da-1ra que es a donde promocionaremos los alumnos de 1ro-2da que no tengan marcada la casilla "Repite". Una vez que estemos seguros que todo está bien haremos clic en el botón "Promover a la División seleccionada arriba" y de esta forma los alumnos de 1ro- 2da que no repitan, pasarán a integrar la lista de 2do-1ra para el año lectivo siguiente.

Es muy importante que practique con este formulario y vea que efectos produce y todas las posibilidades que se pueden combinar al clic sobre el botón mencionado, lo mismo con las demás opciones.

Limpiar Base de datos: tal como lo dice el nombre vaciará la base de datos, en lo que hace a Listas de Calificaciones y Listas de Asistencia.

Es muy importante que cuando se vaya a cerrar el año lectivo, se siga el orden de los botones empezando desde la izquierda a la derecha.

Cambiar Contraseña: al hacer clic se abrirá la ventana que se muestra abajo y desde ahí ingresaremos nuestra nueva contraseña y luego cerramos la ventana.

BackUp: al hacer clic sobre este botón, hace una copia del base de datos y la guarda en el subdirectorio Históricos con el nombre de la base de datos seguida de las letras "_Bk", cada vez que pulsemos este botón se sobre escribirá esta copia guardando siempre la última. Esta opción debería ser de uso diario, manteniendo de esta forma una copia fresca de la base de datos. En el caso que la base de datos original deje de funcionar por x razón, sólo tendremos que sacar al nombre de la copia los caracteres "_Bk" y moverla al directorio Escuela.

MATRÍCULAS

Este formulario es muy sencillo de usar, sólo insertaremos al alumno y el importe que ha pagado. En Informes podremos ver los cálculos y resultados que devengan de los importes pagados y la lista de aquellos que lo deban.

ÍCONOS

Minimiza la base de datos en el área de notificación de Windows.

Haciendo clic en el puntito prende o apaga la música de fondo.

Despliega la lista de dónde podremos seleccionar un valor.

Ícono de la Aplicación.

Papelera: elimina el registro.

Cierra el formulario o ventana.

Esta ayuda.

Sale de la base de datos "Empeños".

REGISTRACIÓN

Haciendo clic en "Registración" podrá acceder a la ventana de abajo desde donde podrá registrar la base de datos.

Para registrar esta base de datos es necesario enviar por Email o telefónicamente los datos que aparecerán al abrir este formulario: Nombre Usuario, Pago Nro, Palabra clave, Programa Nro y Programa Nro. A vuelta de correo tendrá su Registro el cual introducirá donde dice "Registro" y haciendo clic en "Registrar" su copia de esta base de datos estará habilitada por tiempo ilimitado.

 

© 2007 DelucchiMDB.com.ar. Design by Andreas Viklund