Notas es una base de datos que intenta organizar y recopilar de forma fácil y funcional todas aquellas anotaciones y/ó memorias que se nos presentan a lo largo del día, de manera tal que tengamos a la mano constantemente toda la información al respecto. También nos permite programar fechas importantes que en su momento nos las recuerde. A continuación veremos una pequeña explicación de su uso más común.

GENERALES

Las mismas no serán necesarias para los usuarios cotidianos de bases de datos Access, pero sí para aquellos que por primera vez utilicen una de ellas.

Formulario es una ventana en la cual se pueden ingresar datos para almacenarlos.

Campos es toda cuadrícula por lo general rectangular donde se escriben los datos.

Informe son las combinaciones y cálculos que se desprenden de los datos ingresados en un formulario.

Los formularios están basados en tablas que es el lugar donde se almacenan los datos y se encuentran ocultas para el usuario. Los datos que se ingresan en los campos de un formulario se llaman registros y puede haber un sinnúmero de ellos, dependiendo de la capacidad de almacenamiento de la PC donde esté instalada la base de datos, por ejemplo cuando se ingresan datos de una nota eso se denomina registro, al ingresar los datos de otra nota estaremos creando otro registro y así sucesivamente.

Selector de registro: éste se encuentra al pié de cada formulario en la esquina izquierda.

Apretando el botón derecho del mouse en cualquier parte de un formulario o informe se tendrá  un menú de herramientas muy útiles para el usuario, como "imprimir", "copiar", "guardar", "cerrar", etc.

Con estos conocimientos básicos usted ya puede empezar a trabajar en la base de datos, si desea acrecentar sus conocimientos puede, en principio, hacerlo a través del ayudante de Office o en el sitio de internet de Microsoft Office.

A continuación se dará una breve explicación del funcionamiento de los formularios de la base de datos Notas.

VENTANA DE INICIO

Ésta es la ventana de inicio desde la cual podrá acceder a los diferentes formularios, informes, planillas, etc. Los cuales pasaremos a describir a continuación. Lo primero que debemos hacer cuando usemos "Notas" por primera vez es ingresar al menos un usuario, lo que haremos haciento doble click en el campo "Usuario" que abrirá la ventana de abajo.

USUARIOS

En la ventana "Usuarios" ingresaremos nombre y apellido del o de los que vayan a usar esta base de datos.n Una vez ingresado al menos un usuario ya podremos empezar a utilizar la base de datos. Para ello debemos hacer click en habilitando de esta forma al formulario para que podamos escribir en el mismo. Luego haciendo click en del campo "Usuario" se abrirá la lista de usuarios, seleccionaremos uno haciendo click sobre el mismo, ingresamos una fecha en el campo "Fecha" con el teclado o haciendo un click sobre el campo se abrirá un almanaque, seleccionamos la fecha y volvemos a hacer click, la fecha quedará ingresada, también podemos ingresar la fecha haciendo click en el almanaque ubicado a la derecha del formulario; de la fecha pasamos al campo "Eventos" donde indicaremos una breve descripción de la nota que estamos ingresando, por ejemplo: Cumpleaños María, por último indicaremos en las diferentes horas del día lo que necesitemos recordar o anotar. Al salir o al ingresar otra nota ésta última ya quedará grabada y aparecerá en la lista en la cual al hacer click en se abrirá una ventana desde donde  seleccionando la nota que nos interese nos llevará inmediatamente a ella. Si deseamos ver todas las notas de un usuario entonces haremos click en de  y estarán disponibles todas las notas. La base de datos al abrirla muestra las notas del día, de no haber ninguna nota para ese día mostrará el formulario vacío. Cualquier modificación que queramos hacer sobre una nota ya grabada la seleccionaremos por fecha u usuario y luego haciendo click en podremos hacer todas las modificaciones necesarias.

USANDO "NOTAS"

Para saber qué tareas de las anotadas hemos realizado haremos click en "Nueva o Editar Nota" y en la columna donde dice "Hecho" haremos click, obteniendo el resultado indicado en la ventana siguiente.

Si una nota no queremos borrarla y tampoco queremos que se muestre en la lista de "Seleccionar Fechas", haremos click en sobre la nota que queramos no ver. Recordemos que siempre cualquier modificación necesita un click sobre .

Si no deseamos mantener en la base de datos una nota haremos click en , esto hará que al cabo de 7 días esa nota sea eliminada de la base de datos y ya no podrá ser recuperada. También podemos usar "No Mostrar" y "Borrar" simultáneamente o hacer click en la  papelera para eliminarla inmediatamente de la base de datos y tampoco podrá recuperarse.

A la derecha de la ventana de "Notas" hay botones para el copiado rápido de "Notas" ya ingresadas que nos interese ver o repetir en otras fechas haciendo click según nuestras preferencias a excepción del botón que al hacer click, como es lógico, nos pedirá que ingresemos la fecha deseada, la cual podemos ingresar haciendo click en el campo "Fecha" para abrir el almanaque y seleccionar la fecha deseada en el mismo, luego al hacer click en "Aceptar", copiará la nota en la fecha indicada y se cerrará la ventana. También podemos crear "Notas" desde el formulario "Periodicidad" al cual accederemos utilizando el botón que como su nombre lo indica nos facilitará repetir una "Nota" a lo largo de años, meses, semanas o días. El formulario "Periodicidad" merece una explicación aparte, la que se dará abajo.

PERIODICIDAD

Periodicidad significa que algo se cumple en un lapso de tiempo determinado. Este formulario crea notas nuevas sin sobreescribir las ya ingresadas o grabadas en la base de datos. Para explicar el funcionamiento de este formulario utilizaremos un ejemplo común.n Crearemos una nota la cual nos recuerde durante los próximos 10 años que todos los 28 de diciembre es el día de los Santos Inocentes.

1) Arriba ingresamos un Usuario de la lista.

2) Ingresamos la fecha del día 28 de diciembre del 2004.

3) En "Eventos" pondremos "Día de los Santos Inocentes".

4) Abajo "Desde el año #: 2004 Hasta el Año #: 2014"

5) Hacemos click en "Anual" y en "Del Mes#: 12  Del Día: 28

6) Hacemos click en "Actualizar"y automáticamente se crearán 11 notas los días 28 de Diciembre de los años 2004 al 2014.

De la misma forma procederemos con las diversas opciones y combinaciones que nos ofrece este formulario. Podemos crear notas marcando "Anual", "Mensual", "Semanal" y "Diario" simultáneamente, lo que nos dá una gama de combinaciones que llenan todas nuestras posibilidades.

ÍCONOS Y BOTONES

Minimiza la base de datos.

Minimiza la base de datos en el área de notificación.

Elimina el registro.

Cierra el formulario actual.

Despliega la lista de dónde podremos seleccionar un valor.

Sale de la base de datos "Recetas".

Esta ayuda

Copia la nota en la fecha que se ingrese.

Repite la nota en la misma fecha del año siguiente.

Repite la nota en la misma fecha del mes siguiente.

Repite la nota a los 7 días de la fecha de la nota

Abre el formulario "Periodicidad"

Abre el informe de las tareas o notas almacenadas que no están marcadas para borrar.

Va a la fecha actual.

Elimina el registro. (Formulario "Periodicidad")

Crea la ó las notas según la selección efectuada. (Formulario "Periodicidad")

REGISTRACIÓN

Al hacer click en Registración se abrirá la ventana de registración.

Para registrar esta base de datos es necesario enviar por Email o telefónicamente los datos que aparecerán al abrir este formulario: Nombre de equipo y Programa Nro. A vuelta de correo tendrá su Registro el cual introducirá donde dice "Registro" y haciendo click en "Registrar" su copia de Recetas estará habilitada por tiempo ilimitado.

 

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