Producción es una base de datos ideada para la pequeña y mediana empresa. Permite realizar de forma sencilla y eficaz todas las transacciones comerciales esenciales para llevar un negocio. Posee además informes y estadísticas que nos mantendrán constantemente actualizados con todo lo inherente a nuestras operaciones comerciales, como ganacias, arqueo de caja, pagos, cobros, facturación, etc. Acontinuación daremos una breve explicación de su uso.

GENERALES

Las mismas no serán necesarias para los usuarios cotidianos de bases de datos Access, pero sí para aquellos que por primera vez utilicen una de ellas.

Formulario es una ventana en la cual se pueden ingresar datos para almacenarlos.

Campos es toda cuadrícula por lo general rectangular donde se escriben los datos.

Informe son las combinaciones y cálculos que se desprenden de los datos ingresados en un formulario.

Los formularios están basados en tablas que es el lugar donde se almacenan los datos y se encuentran ocultas para el usuario. Los datos que se ingresan en los campos de un formulario se llaman registros y puede haber un sinnúmero de ellos, dependiendo de la capacidad de almacenamiento de la PC donde esté instalada la base de datos.

Selector de registro: éste se encuentra al pié de cada formulario en la esquina izquierda.

Apretando el botón derecho del mouse en cualquier parte de un formulario o informe se tendrá  un menú de herramientas muy útiles para el usuario, como "imprimir", "copiar", "guardar", "cerrar", etc.

Con estos conocimientos básicos usted ya puede empezar a trabajar en la base de datos, si desea acrecentar sus conocimientos puede, en principio, hacerlo a través del ayudante de Office o en el sitio de internet de Microsoft Office.

IMPORTANTE: Cumplimos en poner en su conocimiento que si usted reinstala esta base de datos perderá todos los datos que haya ingresado, de lo cual no nos hacemos responsables. Si usted tiene algún problema y necesita reinstalar, contáctenos.

A continuación se dará una breve explicación del funcionamiento de la base de datos:

VENTANA DE INICIO

Esta es la ventana de inicio desde la cual accederemos a todos los formularios e informes de la base de datos. Antes de comenzar a usar la misma es recomendable ponerse ducho con los ejemplos incluídos en la misma. Una vez seguros de entender su manejo lo primero que haremos será borrar los ejemplos y para ello seguiremos los siguientes pasos:

1) Entrar en "Cobros" y borrar todos los recibos desde "Eliminar Recibos" para lo cual debemos primero seleccionar el cliente, una vez hecho esto aparecerá abajo del formulario "Seleccione el pago a eliminar", al seleccionar un recibo aparecerá el botón , hacemos clic y el recibo será borrado.

2) Entrar en "Pagos" y utilizar el mismo procedimiento que en "Cobros".

3) Entrar en Facturación y borrar todas las facturas, para ello desde "Ir a Factura" seleccionamos la factura a borrar y hacemos clic, se abrirá la factura seleccionada en donde primero borraremos las entradas de mano de obra seleccionando los registros desde el margen derecho sobre la flechita negra y luego apretando la tecla borrar de nuestro teclado, seguidamente haremos lo mismo con los registros de materiales y por último haremos clic en el botón lo que hará que se borre totalmente la factura. Lo mismo para las demás que queramos borrar.

4) Entrar en "Compras Editar" se ingresa desde "Mantenimiento" y borrar las facturas de compras usando el mismo procedimiento que en "Facturación".

5) Entrar en "Cotizaciones" y borrar las cotizaciones usando el mismo procedimiento que en "Facturación".

6) Entrar en "Clientes", "Proveedores", "Empleados", "Trabajadores", "Materiales", "Contactos" y "Diferencias" y borrarlos con el botón . De esta forma ya podremos empezar a ingresar nuestros datos, lo que explicaremos brevemente a continuación. Antes volvemos a hacer hincapié en que aprenda a usar la base de datos con los ejemplos ingresados y vea toda la variedad de errores que un empleado pueda cometer al llenar los campos y la reacción de la base de datos ante éstos, tampoco quiero olvidarme del uso del botón que sirve para actualizar toda la base de datos por si hubo alguna interrupción abrupta en especial cuando se trabaja en red. Al hacer clic en este botón se abrirá una ventanita preguntando "Desde Código de Producto" donde ingresaremos un código o el símbolo "&" para abarcar desde el primero, luego al aceptar se abrirá otra ventanita preguntando "Hasta Código de Producto", lo mismo, podemos ingresar un código de material o la letra "ZZZZZZ" para abarcar todos. También se utiliza antes de abrir los informes que hacen referencia al "Kardex", pues las tablas permanecen vacías hasta que actualizamos, al cerrar la base de datos se vaciarán nuevamente automáticamente, sólo para el "Kardex". Este botón es equivalente al botón "Reindexar" que se encuentra en "Mantenimiento", con la diferencia que no pregunta nada, actualiza todo automáticamente.

MATERIALES

Este formulario será el primero donde iremos ingresando datos de la materia prima o materiales con los que trabajaremos. Su uso es muy sencillo, sólo indicaré que haciendo doble clic en los campos "Precio por menor" ó en "Precio por mayor" se abrirá la siguiente ventana:

donde podremos cambiar los precios de al por menor y al por mayor quedando un registro de ello. Haciendo clic en "Código producto del Proveedor" como la leyenda del botón lo indica se abrirá la siguiente ventana:

desde donde podremos ingresar el código del material del proveedor, también para tener a disposición una útil información a la hora de comprar nuevamente a ese proveedor. El código y el nombre del producto son requeridos lo que significa que cuando creemos un producto no pueden quedar en blanco.

CLIENTES

Aquí ingresaremos los datos de nuestros clientes, también su uso es muy sencillo, sólo mencionaré que para asignar una línea de crédito haremos doble clic sobre el campo en cuestión y se abrirá la siguiente ventana:

en donde insertaremos una cantidad a asignar nueva ó mayor o menor de la que estaba, hacemos clic en "Actualizar" y esta cantidad será asignada al cliente que habíamos seleccionado. El botón de email sólo aparece cuando se ha ingresado una dirección de correo electrónico. El resto del formulario no presenta ningún tipo de problema en su uso. Cabe destacar que una vez que hayamos ingresado a nuestros clientes podremos acceder a ellos con el buscador rápido que se encuentra en la parte superior del formulario "Seleccionar Código".

PROVEEDORES

Este formulario funciona de la misma forma que "Clientes" y sólo tendremos que ingresar los datos de nuestros proveedores. También son requeridos los campos Código y Nombre de Compañía.

EMPLEADOS Y TRABAJADORES

En estos dos formularios ingresaremos los datos de nuestros empleados o administrativos, quienes manejarás la base de datos y de nuestros trabajadores quienes aportarán la mano de obra. La única diferencia con "Clientes" es que aquí podremos agregar una foto del personal, para ello haremos clic en y luego buscaremos la foto correspondiente.

Desde el formulario "Trabajadores" también tendremos acceso haciendo clic en a la ventana siguiente:

donde ingresaremos los datos familiares de nuestros trabajadores. Una vez que hayamos llenado todos estos formularios con al menos un registro, podremos hacer nuestra primera compra.

COMPRAS

Este formulario es muy simple de usar sólo insertaremos un proveedor de la lista desplegable en "Cód P" un responsable también de la lista, le daremos un número de factura y abajo, también de la lista, ingresaremos los materiales a comprar. Es lógico tener en cuenta que el material o producto tiene que haber sido creado con anterioridad para que aparezca en nuestra lista desplegable.

Si por alguna razón necesitamos editar o borrar una factura de compra, lo podremos hacer ingresando en "Mantenimiento" y desde ahí a "Compras Editar" que al hacer clic abrirá la ventana de arriba, desde "Ir a factura" seleccionaremos una y luego podremos editarla o borrarla.

FACTURACIÓN

Una vez que hayamos comprado nuestros materiales o productos estaremos en condiciones para facturar. Aquí es muy importante aprender a manejar el tilde "Al Contado?", como predeterminado está sin tildar lo que significa que vamos a facturar a un cliente con línea de crédito, sino fuera así se abriría una ventana en rojo dándonos las condiciones de pago del cliente en cuestión y prohibiéndonos facturarle; ahora bien si este cliente no tiene crédito porque paga al contado con sólo poner el tilde antes de seleccionar a un cliente de la lista podremos facturarle normalmente. Con el ejemplo aportado es muy sencillo adivinar el uso de este formulario, por lo que sólo se necesitará un poco de práctica y lógica. Cabe destacar que el precio final lo podremos ingresar manualmente, con lo que se acomodarán las cuentas a éste y la diferencia será cargada al precio de confección.

Cuando facturemos a un cliente con crédito luego de haberlo seleccionado de la lista se abrirá la ventana de abajo informándonos el estado general de la cuenta del cliente en cuestión, si su línea de crédito fuera menor que su saldo no podremos facturarle hasta aumentarle la línea de crédito desde "Clientes" o ingresando un pago a su cuenta.

La ventana de arriba ilustra como seleccionar los registros desde el margen derecho de éstos sobre la flechita negra, que una vez seleccionada cambia a blanco, para eliminarlos con la tecla "Borrar" de nuestro teclado. Esto es necesario si queremos borrar totalmente una factura, primero debemos eliminar los registros de materiales y los de mano de obra y por último con el botón podremos eliminar totalmente la factura.

COTIZACIONES

Este formulario funciona de la misma forma que "Facturación", pero no descuenta nada del inventario. También si la venta se produce podremos entrar en cotizaciones y transformar la cotización en una factura simplemente luego de haberla seleccionado y haberle dado el número de factura que corresponda, haciendo clic en "Convertir En Factura", al hacerlo se abrirá una pequeña ventana:

mostrándonos un número, haremos clic en "Crear Factura" e ingresaremos ese número en las ventanas que se abran a posterior, en este caso sería el Nro 17. y la factura ya estará creada, luego haremos clic en "Actualizar" para que nuestro inventario, costos y precios se actualicen con el ingreso de esta nueva factura.

COBROS

Aquí ingresaremos los cobros a nuestros clientes, sólo tendremos que seleccionar al cliente desde "Seleccionar Código" y al hacerlo en la parte izquierda del formulario aparecerán todas las facturas con saldo del cliente seleccionado. Haciendo clic en cualquiera de las facturas y luego clic en la parte derecha ya estamos en condiciones de recibir el pago, los campos "Empleado", "Interés" y "Recibo Nro" son requeridos. Desde aquí también podremos luego de seleccionar al cliente borrar el cobro, sólo lo seleccionaremos desde "Seleccione el pago a eliminar" el recibo a eliminar y al hacerlo aparecerá el botón haremos clic y el cobro será eliminado y las cuentas se reestablecerán al estado anterior a la confección del recibo.

PAGOS

Aquí ingresaremos los pagos que hayamos hecho a nuestros proveedores, su funcionamiento es idéntico a "Cobros", la única diferencia es que para eliminar un recibo no hace falta seleccionar un proveedor.

CONTACTOS

Se ingresarán los datos normalmente y éstos se verán desde la ventana de inicio en el cuadro "Lista de Teléfonos", junto con los de Proveedores y Clientes. Si deseamos sacar de la lista de teléfonos a un contacto primero lo borraremos haciendo clic en y luego haremos clic en y escribiendo el nombre y apellido en la ventana de diálogo al aceptar quedará eliminado.

DIFERENCIAS

Este formulario sirve para llevar anotaciones de diferencias en nuestro inventario, su uso en sencillo y no presenta ningún problema.

MANTENIMIENTO

Desde aquí tendremos acceso a la edición de compras hechas, a la actualización de las existencias o stock, reindexar, actualizar las cifras para el Kardex y acceder también a la Información que queremos mostrar de nuestra compañía.

INFORMES

Se accede a una buena parte de los informes que nos dá la base de datos, haciendo clic en algún botón veremos su funcionamiento, muchos de ellos presentan una ventana para elegir determinados filtros con los que determinaremos los datos que deseemos ver en el informe.

INFORMES Y COMPRAS

Igual que informes pero mayormente referido a compras a nuestros proveedores y los 4 últimos botones sirven para detectar cualquier anomalía en la base de datos, como por ejemplo una factura incompleta debido a un corte de luz.

INFORMACIÓN COMPAÑÍA

Aquí ingresaremos los datos de la compañía, que luego serán utilizados en los distintos informes.

ÍCONOS

Minimiza la base de datos en el área de notificación de Windows.

Despliega la lista de donde podremos seleccionar un valor.

Papelera: elimina el registro.

Ícono de la aplicación.

Esta ayuda.

Cierra la base de datos.

REGISTRACIÓN

Haciendo click en "Registración" podrá acceder a la ventana de abajo desde donde podrá registrar la base de datos.

Para registrar esta base de datos es necesario enviar por Email o telefónicamente los datos que aparecerán al abrir este formulario: Nombre de equipo y Programa Nro. A vuelta de correo tendrá su Registro el cual introducirá donde dice "Registro" y haciendo click en "Registrar" su copia de Recetas estará habilitada por tiempo ilimitado.

 

© 2007 DelucchiMDB.com.ar. Design by Andreas Viklund